In questo contesto, assume un ruolo centrale la verifica dell’identità “identity verification” dei soggetti coinvolti, destinata a diventare un passaggio imprescindibile nella prassi operativa.
Un registro più attivo e controlli rafforzati
Uno dei cambiamenti più evidenti riguarda il ruolo di Companies House, che non si limita più a recepire le informazioni, ma è chiamato a svolgere una funzione di controllo sulla qualità e sull’affidabilità dei dati depositati.
L’obiettivo è aumentare il livello di trasparenza del registro delle imprese e prevenire utilizzi distorti delle strutture societarie.
La procedura di costituzione
La costituzione di una società inglese (tipicamente una private limited company – Ltd) resta formalmente semplice e veloce. I passaggi fondamentali rimangono invariati:
- scelta della denominazione;
- definizione della sede legale nel Regno Unito;
- nomina degli amministratori;
- individuazione dei soggetti con controllo significativo (PSC);
- deposito della documentazione presso Companies House.
Resta invariata la necessità di opportune valutazioni sulla strutturazione dello statuto societario ed in generale degli strumenti di corporate governance.
Tuttavia, rispetto al passato, a tali passaggi si aggiunge l’obbligo di verifica dell’identità dei directors e dei PSC, con impatto diretto sui tempi e sulle modalità operative.
Identity verification
La novità più rilevante introdotta dalla riforma riguarda l’obbligo di identity verification per amministratori e PSC e, più in generale, chiunque presenti documenti al registro.
A partire dal 18 novembre 2025, la verifica dell’identità è diventata condizione necessaria per:
- la costituzione di nuove società;
- la nomina di nuovi amministratori;
- l’esecuzione di determinati adempimenti societari.
La verifica può essere effettuata direttamente tramite Companies House oppure attraverso intermediari autorizzati (Authorised Corporate Service Providers – ACSP), secondo procedure formalizzate e standardizzate.
In pratica, la identity verification dovrebbe essere completata prima di avviare il processo di costituzione, al fine di evitare ritardi.
In assenza di identity verification, non è possibile costituire la società né nominare amministratori e persons with significant control (PSC), il processo risulta di fatto bloccato.
L’obbligo si applica anche alle variazioni successive alla costituzione: ogni nuovo amministratore o PSC deve completare preventivamente la identity verification.
Dal punto di vista operativo, questo implica che la fase preparatoria alla costituzione richiede oggi una maggiore attenzione: eventuali ritardi nella verifica dell’identità possono tradursi in un blocco dell’intero processo.
Impatti pratici per operatori e consulenti
Le nuove regole comportano alcune conseguenze concrete. In primo luogo, si registra un potenziale allungamento dei tempi di incorporazione, soprattutto nei casi in cui i soggetti coinvolti non abbiano già completato il processo di verifica.
Inoltre, diventa sempre più rilevante il ruolo degli intermediari qualificati, in grado di gestire correttamente le procedure di identificazione e di interfacciarsi con Companies House.
È quindi consigliabile pianificare con anticipo la raccolta della documentazione e la verifica dei soggetti, in modo da evitare criticità nella fase di avvio.
Gli adempimenti successivi: conferma annuale e nuove dichiarazioni
Le novità introdotte non si esauriscono nella fase di costituzione. Anche gli obblighi periodici sono stati rafforzati.
In particolare, tutte le società sono tenute a presentare annualmente un confirmation statement, con cui attestano che le informazioni presenti nel registro sono aggiornate e corrette. Il deposito deve avvenire entro 14 giorni dalla fine del periodo di riferimento e riguarda anche società inattive.
La dichiarazione include ora, tra l’altro, la conferma che l’attività futura della società sarà svolta per finalità lecite, oltre all’aggiornamento di eventuali modifiche intervenute (assetto societario, PSC, sede legale, ecc.).
Il mancato rispetto di tali obblighi può comportare conseguenze rilevanti, inclusa la cancellazione della società dal registro e responsabilità per gli amministratori.
Considerazioni finali
Il sistema britannico, tradizionalmente caratterizzato da grande flessibilità, si sta evolvendo verso un modello più strutturato e rigoroso. La verifica dell’identità rappresenta il fulcro di questo cambiamento e incide direttamente sulle modalità operative di costituzione e gestione delle società.
Giacomo Francioni
Alice Pietri – Trust and Wealth
